哈尔滨工程大学2008年9月开始大冬会体育科学大会的筹备工作。各级领导非常重视，哈尔滨工程大学副校长杨德森在筹备工作会上强调，筹备大冬会体育科学大会需要各个部门积极配合，通力协作，所有人都要为把2009年大冬会体育科学大会办成高水平盛会而努力工作。
在这次筹备工作会上，体育科学大会组委会正式成立了8个职能部门，分别是综合部、会务部、外联部、市场部、接待部、安保部、宣传部以及志愿者部，同时公布了各部门主要职责以及工作时间截点。
经过数月努力，大冬会体育科学大会的筹备工作进展顺利。体育科学大会组委会综合部负责人赵凤廉、苏庆富说，各种证件的制作已经基本完备，经过匿名专家评审已经确定了212篇学术交流会的学术论文，将在大会上以分会场学术报告和墙报交流的形式公布于众。这些论文不仅体现了中国当前冬季体育科研项目的水平，也反映了当前国外冬季体育科研的状况。
启航活动中心承担会场重任
2009年大冬会体育科学大会的会场确定在哈尔滨工程大学的启航活动中心。哈尔滨工程大学后勤集团副总经理高胤义介绍说，2006年建成的启航活动中心总建筑面积3.6万平方米，是融各类展厅、剧场、报告厅、活动厅等多功能为一体的大型综合性公共建筑，它呈四层框架式结构，错落有致，蓝色的玻璃外墙映衬着灰色的墙体，将现代构成与传统元素发挥得淋漓尽致。2007年，启航活动中心获得中国建筑工程鲁班奖，这是我国建筑行业工程质量方面的最高荣誉奖。
高胤义说，本次大冬会体育科学大会主要是在四层进行。这里设有多功能活动厅、学术报告厅、会议区等，它们装修精湛，配有先进而完备的空调系统与会议系统、多媒体设备和同声传译设备系统，厅内座椅舒适，曾经多次举办过高水平的国际学术会议。
彻底消除任何可能的安全隐患
体育科学大会组委会多次召开会议研究安保问题，制订了包括交通、驻地、就餐、会场、消防五个部分的安保方案及群防群治方案，对会场周边的11公寓区域及院区进行了全面的清理整顿，组织人员对全校重点人口进行登记审查，消除安全隐患。
2008年12月，哈尔滨工程大学在启航活动中心对广大学生举行了4场安全知识专题讲座，增强了广大学生的安全防范意识及应急处理能力。同月，在启航活动中心举行由300名师生员工及安保部工作人员参加的模拟五号分会场因为用电不当而引起火灾的应急疏散演练。演练人员根据消防预案切断现场电源，对火灾现场进行扑救，对安保人员下达了紧急疏散的指令，安保人员立即引导分会场参会嘉宾及代表采取就近原则通过不同疏散通道、楼梯、疏散门有序疏散。5分钟后，参会嘉宾及代表全部疏散到了安全地带，同时火灾现场也得到了有效的控制，疏散演练圆满成功。
2009年1月，哈尔滨工程大学保卫处对启航活动中心进行了地毯式安全检查，隐患已经得到全面整改，超标准配足灭火器材。全校各单位认真落实安全责任制，根据“谁主管、谁负责”的原则，对本单位进行认真的安全检查，有效控制和消除了可能影响会议安全的各种不稳定因素，确保安全工作实效到位。目前，大会的安保工作已与哈尔滨市公安局进行对接，安保工作即将更上一层楼。
志愿者培训工作有条不紊开展
哈尔滨工程大学校团委、学生实践教育中心主任牟道富介绍，自从大冬会体育科学大会招募志愿者的消息公布之后，报名人数达到1300多。经过大冬会知识、哈尔滨知识以及英文知识的笔试与面试，经过选拔与抽调，共计170名大学生进入志愿者名单，其中23名将作为大冬会体育科学大会及嘉宾的随行翻译。
2008年12月，哈尔滨工程大学选调28名志愿者参加大冬会组委会举办的志愿者培训。2009年1月，哈尔滨工程大学校团委举行了大冬会志愿者通用培训阶段开幕式，这次培训主要包括志愿者体能训练、工作动员、志愿服务知识学习、大冬会知识学习、文明涉外礼仪培训等。开幕式之后，综合部负责人苏庆富主讲了大冬会体育科学大会知识讲座。同时，校医院对志愿者进行了6项体检，确保体检合格的志愿者为大冬会体育科学大会服务。牟道富说，春节之后，组委会和学校还要对志愿者进行集中分组培训。
志愿者王依兴是计算机科学与技术学院2006级的一名学生，他是山东临沂人，原订21日回山东过年的，因为参加志愿者培训而推迟了。每天早上，王依兴与伙伴们冒着刺骨的寒风进行体能训练，然后攻读英文。王依兴说当选志愿者之后，自己感到压力很大，必须锻炼自己的毅力和提高自己的英文水平，“这是我一生之中光荣的大事，不到最后一刻，我决不能放松”。
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